Real Estate · DACH · 100 Mitarbeiter
Noctua Real Estate — 6 Abteilungen SOP-ready, Tenant-Support auf Autopilot
100 Mitarbeiter, sechs Fachbereiche, über 5.000 ausgewertete Service-Tickets — analysiert mit eigenem Tooling auf eigener DSGVO-konformer KI, und zu einem Tenant-Support verbunden, der über sauber evaluierte Standard-Werkzeuge (WhatsApp, bestehendes CRM/ERP) mit den Mietern spricht.
- Industrie
- Real Estate · Property Management
- Größe
- 100 Mitarbeiter · 6 Abteilungen
- Datenbasis
- >5.000 Service- & Support-Tickets analysiert
- Eigenentwicklung
- DSGVO-konforme KI · Ticket-Analyse-Tooling · SOP-Framework
- Integriert
- WhatsApp Business · bestehendes CRM/ERP
Über den Kunden
Noctua Real Estate ist ein etablierter Property- und Asset-Manager mit Sitz in Deutschland und verwaltet ein Portfolio von über 15.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten bundesweit. Hinter dem operativen Tagesgeschäft stehen rund 100 Mitarbeiter in sechs Fachabteilungen — von Vermietung und Property Management über Buchhaltung bis Asset Management.
noctua-realestate.deAusgangslage
Ein gewachsenes Immobilienunternehmen mit 100 Mitarbeitern und sechs Fachabteilungen, in denen viel implizites Prozess- und Domänenwissen steckte. Gleichzeitig liefen pro Woche hunderte wiederkehrende Anfragen aus Property Management und Tenant-Kommunikation auf — schwer priorisierbar, schwer skalierbar, und ohne klare Struktur kein sinnvoller Einsatz von KI möglich.
Vorgehen
Wir haben über 5.000 eingehende Service- und Support-Tickets ausgewertet — mit eigenem Analyse-Tooling auf einer eigenen, DSGVO-konformen KI-Instanz, damit Mieter- und Objektdaten das Haus nicht verlassen. Parallel haben wir mit allen sechs Abteilungen Kernaufgaben, Verantwortlichkeiten und Outcomes so strukturiert, dass die Teams ihre eigenen SOPs schreiben konnten — mit klarer Vorlage und Logik.
Was wir selbst gebaut haben
Die Cluster- und Priorisierungs-Logik über den Ticketbestand, das SOP-Framework für die sechs Fachbereiche und die KI-Schicht, die eingehende Anliegen prä-qualifiziert, kategorisiert und sauber strukturiert an das richtige Team übergibt — statt Tickets erst manuell sortieren zu lassen. Alles auf eigener DSGVO-konformer Instanz.
Was wir evaluiert & integriert haben
Für den Service-Center-Layer haben wir bewusst nichts neu erfunden, sondern die passenden Standard-Werkzeuge ausgewählt und eingebunden: WhatsApp Business als Kanal, in dem Mieter ohnehin kommunizieren, und das bestehende CRM/ERP als System of Record. Zusätzlich haben wir gemeinsam mit Noctua ein junges Startup ausgewählt, das sich als KI-Layer direkt auf das CRM legt — wir haben Search, Auswahl und die Pilotierung begleitet, statt einen weiteren Eigenbau hinzustellen. So kommt keine neue Plattform-Disziplin hinzu, und das Team arbeitet weiter in den Systemen, die es kennt.
Ergebnis
Sechs Abteilungen, die ihre eigenen Prozesse dokumentieren können, statt auf externe Beratung zu warten. Ein Tenant-Support, der wiederkehrende Last vom Team nimmt und sauber in der bestehenden Infrastruktur sitzt — kein Tool-Wildwuchs, kein zusätzliches Frontend für Mieter oder Mitarbeiter.